Voordat men begint met een verspreidingscontrole, is het belangrijk om de behoefte goed in kaart te brengen. In veel gevallen volstaat een zogenaamd ad hoc onderzoek. Dit is een onderzoeksopzet waarbij speciaal voor de controle van één of enkele verspreidingen een groep respondenten in het verspreidingsgebied zorgvuldig wordt geselecteerd. Als er per jaar meerdere controles nodig zijn, kan het lonend zijn om een speciaal panel op te zetten dat uitsluitend wordt gebruikt voor verspreidingscontroles. Een belangrijke vereiste voor verspreidingscontroles is dat ze representatief en nauwkeurig zijn. Door rekening te houden met een voldoende omvang van de steekproef haalt ADV Market Research een betrouwbaarheid van minstens 95% op haar onderzoeksresultaten. Naast voldoende respons, besteedt ADV Market Research ook veel aandacht aan een goede steekproeftrekking. Zaken die bij een verspreidingscontrole van belang zijn betreffen bijvoorbeeld een goede controle of potentiële respondenten woonachtig zijn in het verspreidingsgebied, of men beschikt over een eigen brievenbus en of men wel of niet gebruik maakt van een sticker op de brievenbus.

Geholpen herinnering

Het doel van een verspreidingscontrole is vaststellen of geadresseerde post en ongeadresseerd reclamedrukwerk aankomt op de plaats van bestemming én op het juiste tijdstip. Om het tijdstip van de bezorging te onderzoeken is het van belang dat respondenten van een verspreidingscontrole tijdig op de hoogte worden gesteld over wat men in de brievenbus kan verwachten en in welke periode. Bij de onderzoeksopzet houdt ADV Market Research hier rekening mee door enkele dagen voordat de verspreiding van de post of reclamedrukwerk begint naar alle respondenten een vooraankondiging te sturen. In deze vooraankondiging staat onder andere in welke periode men de brievenbus in de gaten moet houden ten behoeve van de controle en welk poststuk men kan verwachten.
Ongeholpen herinnering, dus een verspreidingscontrole zonder vooraankondiging, kan er in resulteren dat respondenten door een gebrek aan voorbereiding ten onrechte aangegeven een poststuk niet ontvangen te hebben of op een verkeerde datum.

Ad-hoc verspreidingsonderzoek

Als onderzoeksmethode kiest ADV Market Research voor online onderzoek. Online onderzoek biedt een doelgericht en voordelig alternatief ten opzichte van traditionele onderzoeksmethoden. Voorafgaand aan de verspreidingscontrole is er eerst een selectieronde die moet bepalen of respondenten geschikt zijn mee te doen aan de controle.

Vooraankondiging

De geselecteerde respondenten krijgen tussen 3 en 5 dagen voor de verspreiding een e-mail met informatie over de mailing, d.w.z. vanaf welke datum zij de mailing kunnen verwachten en hoe deze mailing er uitziet. In deze vooraankondiging zit een dynamische link naar een website waarin een kalender en illustraties van het poststuk zijn opgenomen. De deelnemers aan de verspreidingscontrole worden verzocht de kalender te printen en te gebruiken om aan te geven wanneer men het poststuk heeft ontvangen.

Veldwerk

Het onderzoek is gedurende de hele veldwerkperiode 24 uur per dag online in te vullen. De geselecteerde respondenten worden actief benaderd. De respondenten die nog niet mee hebben gedaan of aangegeven hebben dat ze nog niets hebben ontvangen, krijgen verschillende keren een herinneringsmail. Op deze manier wordt elk panellid er aan herinnerd zijn brievenbus in de gaten te houden en is de respons maximaal.

VMS, Verspreiding Monitor Systeem

In samenwerking met de Alfa Groep b.v. heeft ADV Market Research het verspreidingsmonitor systeem (VMS) opgezet. Het VMS controleert de bezorging van ongeadresseerd drukwerk. Na een ‘pilot’ periode van een jaar in Tilburg, is het systeem begin 2006 verder uitgebreid naar een landelijke dekking. Hierbij zijn panelleden geworven in de grote steden Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Utrecht en Groningen.

De systematiek die wordt gehanteerd komt grotendeels overeen met die van de ad-hoc verspreidingscontroles. Bij het VMS systeem wordt momenteel een 4-wekelijkse cyclus gehanteerd. De respondenten ontvangen 3 tot 5 dagen voor de geplande verspreiding een vooraankondiging met daarin afbeeldingen van de folders die ze in hun bezorggebied zouden moeten ontvangen. Op het moment van de bezorging krijgen de respondenten nog een mail waarin ze kunnen aangeven of ze de folders hebben ontvangen. Enkele dagen later krijgt de non-respons nog een mail ter herinnering.

Het belangrijkste verschil tussen het VMS en ad-hoc onderzoek is dat een vaste groep respondenten (het panel) wordt gebruikt. Van deze respondenten zijn achtergrondgegevens al bekend, zodat ze gericht benaderd kunnen worden. Aan de hand van de postcode kunnen bijvoorbeeld de juiste respondenten worden geselecteerd om de verspreiding van een regionale folder te controleren. Andere voordelen ten opzichte van ad-hoc onderzoek zijn de bekendheid van de respondenten met de onderzoeksopzet, de snelheid (er hoeft immers niet eerst een werving plaats te vinden) en de binding met de respondenten.

Door middel van het VMS en de ad hoc verspreidingscontroles krijgen opdrachtgever van ADV Market Research een goede kijk op de prestaties van de bezorgers. ADV Market Research heeft verspreidingscontroles uitgevoerd voor o.a. V&D, TNT Post, Selekt Mail en de Alfa groep.